Электронная почта заменила привычную отправку писем в бумажном виде уже во многих сферах деятельности человека. С появлением Email стали доступны новые возможности, которые было трудно реализовать ранее. Однако не всегда данный вариант связи может быть уместным и доступным. Разберем преимущества и недостатки электронной почты в сравнении с обычной почтовой службой.
Что такое Email?
Сокращение Email появилось от полного названия electronic mail, что совпадает с наименованием сервиса на русском языке. Впервые появилась в 1965 году, а через год Email получил общий доступ для всех пользователей интернета. Современные серверы работают по технологии store-and-forward – вариант с промежуточным хранением данных. В этой схеме можно получать и отправлять информацию со своих компьютеров. Однако создание, управление и передача сведений осуществляется только при подключении к сервису электронной почты.
Email используется во всех сферах, окружающих пользователей интернета. Люди регистрируют аккаунты с помощью ящика, получают рассылки магазинов, рассылают резюме для устройства на работу и так далее. Организации и предприниматели используют почту для передачи документов, уточнения организационных вопросов и прочее.
Основные преимущества
Перейдем к подробному рассмотрению преимуществ электронной почты. Все плюсы расставлены в порядке значимости для рядового пользователя.
Удобство использования
Один из главных аспектов, включающий в себя много деталей: для Email достаточно иметь компьютер или телефон с подключением к интернету. Составить и отправить сообщение сможет даже начинающий, поскольку в этой процедуре всего лишь несколько простых шагов:
- указание получателя и темы письма;
- написание редактирование (не сложнее обычного текстового редактора);
- прикрепление файлов при необходимости;
- отправка нажатием одной кнопки.
Все перечисленные действия могут занять до 5-10 минут. При этом текст можно составить заранее в любом редакторе и просто скопировать в письмо. Файлы упаковать в архив и прикрепить одной позицией и так далее.
Доступность сервисов
Подавляющее большинство почтовых сервисов доступны полностью бесплатно после регистрации. Для создания личного аккаунта достаточно наличие следующих данных:
- действующий мобильный номер;
- придуманный пароль (чаще всего, это комбинация из цифр и английских букв);
- имя и фамилия, псевдоним (в зависимости от требований конкретного сервиса).
Например, страница регистрации в сервисе Mail.ru:
Опционально может потребоваться резервная почта для подтверждения. По подобной схеме вы можете зарегистрировать ящик на Yandex, Gmail, Mail.ru Yahoo!, Рамблере и других сервисах.
К этой же категории достоинств можно отнести доступность в любое время и в любом месте. Нет необходимости приходить в почтовое отделение, стоять в очереди, выделять на эту процедуру время в своем рабочем графике. Даже не нужно взаимодействовать с другими людьми. Только вы, смартфон/компьютер и электронный ящик.
Скорость работы
Помимо того, что письма и сообщения составляются за считаные минуты, почтовая служба пересылает информация в кратчайшие сроки. Уже после клика на кнопку «Отправить» сообщение может оказаться у получателя. В среднем на пересылку уходит до 5 минут. В моменты неисправности серверов процедура может занять несколько часов. Однако это время все равно гораздо меньше, нежели у обычной почты.
Минимальные требования
Ноутбук, смартфон, планшет или стационарный компьютер (или одно из них) есть практически у каждого человека. Остается только подключиться к интернету. Сделать это можно дома, в кафе, у мобильного оператора. Затем зарегистрироваться в сервисе и заняться отправкой писем. В основном для начала использования Email человеку не требуется обзаводиться дополнительными средствами, покупать конверты, оплачивать отправку и так далее.
Это работает в том случае, если человек уже является пользователем интернета. Если нет, то сложность связана с подключением провайдера и начальным обучением работы в сети.
Универсальность
Email может использоваться во всех сценариях при работе с интернетом. Перечислим самые популярные варианты:
- Отправка резюме работодателям. Можно разослать похожие сообщение в несколько компаний за пару кликов.
- Общение с технической поддержкой. Можно подавать жалобы на услуги или товары, уточнять время доставки, спрашивать об особенностях сервиса и так далее.
- Решение рабочих задач. Ведение деловой переписки с отправкой сканов документов, необходимых файлов.
- Получение уникальных промокодов и скидок. Некоторые магазины присылают выгодные предложения на почту зарегистрированным пользователям.
В качестве средства для ведения личной переписки с друзьями и родственниками Email используется реже. В этой сфере приоритет отдается соцсетям и мессенджерам. Однако данная опция у электронной почты не отнимается.
Простота адресов
Для того чтобы переписываться с другими людьми или организациями, достаточно знать только сам Email. Он состоит из уникального имени пользователя, знака @ и домена, на котором зарегистрирован ящик. Чтобы связаться с человеком, достаточно указать его Email в соответствующей строке и составить послание. Никаких почтовых индексов, абонентских ящиков, точных адресов и так далее. Не нужно записывать или запоминать длинные комбинации и названия – только короткий электронный адрес. Пример типичного Email представлен на скриншоте.
Хранение данных
Зачастую на устройстве, с которого отправляются письма, хранятся нужные файлы для пересылки (документы, видео, фото, архивы и прочее). И также их можно быстро перекинуть с другого накопителя. Можно скачивать данные из входящих писем и архивировать сообщения с файлами для отложенного доступа.
Дополнительные функции сервисов
Опции можно отнести к удобству, но они гораздо шире, нежели быстрая отправка и получения писем. Рассмотрим основные возможности:
- Сортировка и пометки. Время пользователя экономит распределение писем по папкам, создание отметок о важных сообщениях и так далее. Можно отдавать приоритет важным перепискам и полностью игнорировать второстепенные.
- Отправка графических элементов, встроенных в текст. Современная замена бумажным открыткам. Получатель открывает письмо и сразу видит красочное поздравление.
- Настройка переадресации. Можно подключать дополнительные ящики к основной почте, а также перенаправлять сообщения с текущего ящика на другие адреса.
- Отправка ссылок на сторонние ресурсы. Если у вас не осталось места в облачном хранилище для пересылки файлов, то вы можете загрузить информацию на сторонний файлообменник и вставить ссылку на скачивание в тело письма.
- Ведение диалога с помощью цитирования. Чтобы собеседник понимал, о чем идет речь, можно добавлять часть или целое письмо при составлении ответа. Пример цитирования в общении с техподдержкой:
К дополнительным функциям можно отнести и синхронизацию между сайтом и мобильным приложением, настройку личного профиля, изменение пароля и подобные опции. Как видите, вариативность настройки и использования в разы больше, нежели у обычной почты.
Основные недостатки
Мы разобрались, в чем преимущества электронного ящика. Теперь перейдем к основным минусам. Многие недостатки незначительны или субъективны, но знать о них необходимо каждому пользователю интернета.
Не всегда подходит для деловых писем
Один из важнейших пунктов, по которым невозможно перейти полностью на электронную переписку. В большинстве случаев отправка документов и заявлений для заключения или расторжения каких-либо договоров возможна только в виде заверенных бумажных носителей (подтвержденные у нотариуса оригиналы или копии).
Зависимость от интернета
В городских условиях, дома, на работе и в общественных местах данный недостаток возникает крайне редко. С ним можно столкнуться при нулевом балансе на телефоне или отключении электричества, поскольку не будет работать роутер или модем. Однако в отдаленных регионах при проблемах со связью наиболее надежным вариантом переписки является классическая почта.
Эту категорию также можно трактовать иначе – зависимости пользователя от интернета. Если человек регулярно работает с ящиком, то обращает внимание на множество лишних писем, рассылок и рекламу. Необходимо отфильтровать поступающий контент, чтобы не тратить на лишние материалы внимание и время.
Стоимость отправки файлов
Данный минус актуален при лимитном интернете. Если отправка текстового сообщения отнимает минимум трафика, то пересылка больших файлов «съест» внушительную часть месячного или дневного лимита. Обойти этот недостаток можно только подключением другого тарифа при возможности. Даже при загрузке файлов на сторонние обменники трафик все равно будет расходоваться.
Спам-рассылки и мошенники
Постоянный спам, реклама, «выгодные предложения», победа в лотерею – это те письма, которые видит пользователь в своем ящике, если он не настроил фильтры и сортировку после регистрации. Ситуация усугубляется, если человек подписывался на рассылки самостоятельно при регистрации на различных сайтах. Пример подобного засорения почты:
Опытный юзер сразу же отпишется от лишних рассылок, отправит рекламу в спам или пожалуется на мошенничество. Но новичок может легко перейти по вложенным ссылкам или скачать файлы, тем самым поставив под угрозу безопасность своего почтового ящика, компьютера и личных данных.
Отсутствие физического носителя
При получении писем некоторым людям важно наличие конверта и бумаги, на которой от руки написан текст. Такие послания можно коллекционировать, как открытки, хранить на память. Даже виртуальный конверт и красочные изображения не смогут заменить физический носитель текста, написанного от руки.
Сравнение электронной и обычной почты
Теперь подведем итоги преимуществ электронной почты перед обычной. Начнем с пунктов, по которым стоит отдать предпочтение в сторону Email:
- удобство;
- скорость работы;
- простота в обращении;
- минимальные требования по времени;
- доступность везде, где есть подключенный интернет;
- простые и удобные для запоминания адреса;
- пересылка любых файлов;
- вариативность пользовательских настроек.
Теперь минусы:
- нельзя отправить некоторые документы;
- нельзя получать и пересылать предметы;
- невозможно написать письмо от руки на бумажном носителе.
Достоинства электронной почты легко затмевают ряд недостатков. Email уже давно стал неотъемлемой частью любой деятельности в интернете. Если для личного общения почтовые сервисы используются редко, то для отправки файлов, деловых сообщений и рассылок электронные ящики актуальны как никогда. Но полностью отказаться от обычной почтовой службы не выйдет, поскольку через нее можно отправлять и получать вещи, подтвержденные документы и связываться с удаленными регионами, где нет постоянного доступа к интернету.
