Как отправить документы по электронной почте

Всем-всем пользователям ПК и телефонов очень даже нужно знать, как отправить документы по электронной почте. Нынче навык этот совсем не технический изыск для хвастовства – дескать, вот умею, могу; а самая что ни на есть, необходимость. Школьники и студенты, пенсионеры, домохозяйки, офисные работники и бизнесмены нет-нет, да и озадачиваются отправкой всяких разных файлов по email. Уйма поводов для реализации данной функции: отправить фотографии, видео другу, переслать коллеге электронную книжку, предоставить старшему научному сотруднику кипу отчётов по выполненным опытам, прикрепить скрины веб-сервиса с проблемной ситуацией при обращении в техподдержку, переслать отсканированные страницы паспорта для подтверждения личности и многое другое.

Отправка файлов с почты, как и любое другое дело, должна выполняться правильно. Если «плаваете» в этом вопросе, вообще не знаете, как выполняется эта операция, прочтите статью до конца. В ней рассказывается, как можно передавать разнообразный контент (тексты, таблицы, скан-копии, аудио- и видеофайлы и др.) через email другим пользователям.

Подготовка файлов

Если требуется отослать какой-то один небольшой файл или несколько (2-5 штук), то можно ничего с ними и не делать. В смысле того, что прикрепить к письму как есть и всё (об этом подробно далее!).

А вот если у вас с десяток, а то и больше документов или отдельная папка с вложенными другими папками и файлами, то нужно данные предварительно заархивировать. Почему? Если врассыпную добавлять – адресату не совсем удобно будет разбирать вашу посылку; да вы и сами ненароком можете запутаться (скинуть чего не нужно или два раза один и тот же файл загрузить). А вот папку послать по email, в таком виде как она есть на компьютере, и вовсе не получится. Вы просто-напросто не загрузите напрямую её в форму для письма, как это можно сделать с отдельным файлом.

Процедура архивирования не такая уж сложная:

1. Прежде всего, убедитесь в том, что у вас на компьютере есть программа-архиватор. Если таковой не обнаружено, обязательно скачайте и проинсталлируйте. Можно воспользоваться WinRAR, WinZip или 7-Zip.

2.Выделите файлы, которые необходимо переслать по email:

откройте директорию, где они лежат;

если требуется взять группу документов, размещённых подряд: кликните первый файл левой кнопкой мышки, затем нажмите клавишу Ctrl и удерживайте её, кликните последний файл группы, при этом все документы группы выделяются.

если нужно выборочно выделить файлы: кликайте по ним с зажатой Ctrl.

3,Установите курсор на одном из выделенных файлов. Нажмите правку кнопку мыши. В контекстном меню выберите «Добавить в архив… ».

4. Задайте настройки для архиватора:

• имя архива;
• формат (изменять необязательно, можно оставить по умолчанию);
• установить пароль (если информация конфиденциальная, то можно поставить пароль, но не забудьте его сообщить получателю, например, по телефону).

5.Нажмите «OK».

Если требуется заархивировать папку целиком, также кликните по ней правой кнопкой, активируйте команду «Добавить в архив… » и далее действуйте по вышеописанной инструкции.

Как отправлять на популярных почтовых сервисах

Ну вот, файлы подготовлены. Теперь осталось их только передать. Давайте научимся это делать на примере самых известных почтовых сервисов.

Gmail

В форме письма

В профиле нажмите в левом верхнем углу кнопку «Написать». В открывшейся форме для письма укажите адрес получателя, тему и сопровождающий текст. По завершению оформления письма нажмите кнопку «скрепка».

В открывшемся окне откройте директорию с документами, которые хотите переслать. Выберите файлы, выборочно группу файлов или подготовленный архив. Кликните «Открыть».

Дождитесь завершения загрузки. Нажмите «Отправить». Получатель письма, кликнув по названиям прикреплённых файлов, сможет их скачать.

Через Google Диск

Но есть и ещё способы отправки. В пересылке документов, в том числе и больших, может помочь Google Диск – удалённое хранилище файлов. При наличии аккаунта Gmail регистрироваться в сервисе не нужно. Просто войдите в него (через панель сервисов на странице поисковика Google) под учётными данными почты.

В меню хранилища выберите пункт «Мой диск». Затем кликните по названию раздела. В выпавшем списке нажмите «Загрузка файлов» или «Загрузить папку» (на Google Диск доступна функция для загрузки папки прямо с ПК без архивирования!).

Загрузите документы с компьютера. В профиле Диска выделите кликом мышки объект для отправки. Вверху справа щёлкните кнопку «ссылка». Включите доступ по ссылке.

Скопируйте URL и вставьте в письмо. Сообщите адресату, что по этой ссылке он может скачать все необходимые файлы.

Примечание. Если отправляются текстовые документы в формате Ворд или электронные таблицы Эксель, то получатель письма, воспользовавшись ссылкой, сможет ещё их и предварительно просматривать во вкладке браузера (без загрузки на ПК), а также распечатать.

Если же контент уже был ранее сохранён на Google Диск, тогда прикрепить файлы можно, оставаясь на вкладке с email:

1. В форме для отправки сообщения, в нижней панели, щёлкните иконку сервиса «Диск».

2. В дополнительном окне выберите тип вложения:

«Ссылка на Диск» – в письме будет размещаться URL для скачивания (ссылка в виде названия файлы).

«Прикрепление… » – файлы загружаются в форму отправки (прикрепляются копии с Диска).

Примечание. Ссылки для загрузки с Диска позволяют делать обмен документацией онлайн через интерфейс хранилища и через e-mail, если настроить общий доступ определённых пользователей.

Яндекс

На Яндекс есть три способа отправки файлов на email. Откройте панель для пересылки сообщения (кнопка «Написать»). И отправляйте при помощи одной из нижеописанных опций (в зависимости от того, сколько и каких файлов требуется отослать).

С компьютера

Чтобы отправить копию документа, хранящего на винчестере вашего компьютера:

1. В панели кнопок выберите «скрепку».
2. В окне проводника Windows укажите объекты, которые нужно прикрепить к письму, нажмите «Открыть».
3. По завершении операции в нижней части письма появится иконка файла и кнопка для загрузки.

С Диска

Яндекс, как и Google, предоставляет пользователям файловое хранилище. Чтобы воспользоваться им:

1. Зажмите клавишу Ctrl. Пройдите по ссылке «Диск». Страница сервиса откроется на новой вкладке.
2. Загрузите файлы в хранилище.
3. Вернитесь в профиль почты. Кликните кнопку «Диск».
4. В появившемся окне выберите документы. Нажмите «Прикрепить».

Вложенные файлы

Если требуются отправка документа, который ранее был прикреплён к какому-либо письму, сохранённому в профиле мэйла:

1. Воспользуйтесь опцией «Прикрепить файлы из Почты» (иконка «конверт»).
2. Выберите директорию и необходимый объект.
3. Кликните «Прикрепить».

Mail.ru

На Mail.ru тоже есть три варианта пересылки файлов:

«Прикрепить… » – стандартная загрузка с диска компьютера.

«Из почты… » – поиск вложенных файлов (из имеющихся в аккаунте писем) и добавление их в форму отправки.

«из Облака» – загрузка из файлового хранилища Mail.ru.

Чтобы разместить файл в «Облаке» сервиса:

1. Кликните одноимённый пункт в верхнем меню мэйла.

2. Щёлкните опцию «Загрузить», затем – «Выбрать файлы». Загрузите все необходимые документы с ПК на Диск.

3. Снова откройте почтовый ящик.

4. Щёлкните кнопку «из Облака». Кликом мышки выделите объекты. Нажмите «Прикрепить».

Если документ очень большой (например, 1,5 Гб), тогда лучше в облаке скопировать ссылку на скачивание и указать её в письме (не прикрепляя документы).

Чтобы получить URL:

1. В Облаке, в блоке файла, клацните иконку «ссылка» (в нижнем правом углу). Активируйте доступ.
2. Скопируйте URL и вставьте в текст письма.

Rambler

Русскоязычный почтовый сервис Rambler даёт возможность прикреплять несколько файлов. Но при этом их размер в сумме не должен превышать 20 Мб. Что, в общем-то, довольно мало. При необходимости обойти лимит можно, как минимум, двумя способами: 1 – воспользоваться другой электронной почтой; 2 – скинуть информацию на стороннее удалённое хранилище и предоставить адресату URL для загрузки.

Что задействовать стандартную опцию добавления файлов в Рамблере:

1. Отройте форму кнопкой «Написать».
2. Укажите все необходимые реквизиты (адресат, тема, текст, подпись).
3. Щёлкните опцию «Прикрепить файл» (расположена рядом с кнопкой для активации отправки).
4. В системном окне войдите в директорию с файлами, выделите их и клацните «Открыть».
5. Дождитесь завершения загрузки (прогресс отображается в панели).
6. Нажмите «Отправить… ».

Адресат увидит в письме иконки переданных файлов с названием и размером и сможет их скачать (по отдельности или все сразу при помощи опции «Скачать всё»).

Как ещё можно отправить текстовые документы?

Текстовый файл можно послать напрямую с системы на email пользователя, кому он адресован. В обход стандартной процедуры использования почтового ящика. Но при этом у вас на компьютере должен быть установлен почтовый клиент. Это разновидность специальных программ для работы с email. В Интернете их превеликое множество. Можете установить любой. Наиболее распространённые: Microsoft Outlook (если у вас установлен офисный пакет от Майкрософт, скорей всего и это приложение есть; проверьте, может и устанавливать уже ничего не нужно), Thunderbird (мощный инструмент от разработчиков известного браузера Firefox), The Bat! (функциональный «комбайн» для почтовой переписки с хорошим уровнем защиты).

Word

Довольно много пользователей для создания текстовых документов использует редактор Word. Представьте себе, что при помощи него можно сразу же отправить текст на почтовый ящик. Закрывать окно Ворд, переходить в браузер, оформлять письмо и прикреплять файл с текстом – не нужно. Все необходимые операции в интерфейсе.

Примечание. В руководстве используется версия Word 2010.

Чтобы отправить вордовский документ через интерфейс Word:

1. Сначала подготовьте панель программы к работе:

- в меню кликните: Файл → Параметры;

- в дополнительном окне откройте подраздел «Панель быстрого доступа»;

- в списке «Выбрать команды из… » найдите и выделите кликом мышки опцию «Отправить по электронной почте»;

- щёлкните кнопку «Добавить» (находится между блоками); опция пересылки на email переместится в список «Настройка панели быстрого доступа».

- в нижней части окна нажмите «OK».

- если сделали всё правильно, в верхней панели интерфейса редактора появится кнопка для активации отправки документа на почту.

2. Отройте в редакторе необходимый файл.

3. Нажмите кнопку для отправки. Word автоматически перенаправит документ в почтовый клиент. Вам нужно будет только указать адрес получателя и сопровождающую информацию (пояснительный текст и подпись отправителя).

Через контекстное меню

В этом методе действий ещё меньше. Откройте папку, в которой лежит файл на отправку. Затем кликните по нему правой кнопкой мыши. В контекстном меню наведите курсор на пункт «Отправить». В открывшейся дополнительной панели щёлкните «Адресат». Как только опция будет активирована, запустится почтовый клиент. И после ввода необходимых данных можно будет переслать выбранный файл.

Особенности пересылки сканированных копий документов

Наверняка, вы самостоятельно сканировали странички паспорта, удостоверения или какую-нибудь другую документацию, а может эту процедуру выполнял специалист по вашей просьбе. И в итоге у вас на руках был файл с цифровой копией.

Сразу нужно сказать, что такой скан можно отправить c ящика на Yandex, Google, Mail.ru и в других почтовых сервисах, через почтовый клиент (активация опции в контекстном меню), то есть, как и любой другой файл, архив. А можно воспользоваться и особыми способами – использовать для отправки копий на email сканирующее устройство.

Способ №1: через интерфейс оборудования

Примечание. На вашем устройстве алгоритм выполнения операции может отличаться от описываемого (очередность шагов, дополнительные настройки). Всё зависит от особенностей используемой модели сканера.

1. Вложите документ в сканер.

Примечание. Если устройство многофункциональное, активируйте режим сканера.

2. В панели оборудования откройте меню. И выберите режим «Послать на e-mail» (опция может называться по-другому). Подтвердите запуск команды (клавиша «Enter»).

3. Укажите e-mail адресата. Если адрес ящика сохранён в адресной книге, тогда просто выберите в списке. Снова запустите команду и подтвердите активацию.

4. Запустите сканирование документа. По завершении операции скан-копия будет доставлена автоматически на указанную электронную почту.

Способ №2: через приложение сканера

Существует программное обеспечение для управления сканером (нередко поставляется в комплекте на диске с оборудованием). Его также можно использовать для пересылки сканов. В отличие от способа №1, в данном случае опции задаются в интерфейсе программы на компьютере, а не в меню сканера. Как правило, после создания копии пользователь может выбрать, какую далее необходимо выполнить операцию над файлом. Применительно к нашей задаче требуется запустить команду отправки скан-копии на почтовый ящик (кнопка может иметь название на английском «Send E-mail»).

Вооружайтесь всеми средствами отправки документов на электронную почту. Применяйте их по ситуации – какой удобней. Главное, чтобы вы смогли быстро и без каких-либо сбоев переслать необходимые файлы другим пользователям. Комфортной работы в Интернете!